“Kun je ons niet helpen bij het omzeilen van de Europese aanbestedingsregels,” verzuchtte onze klant. Hij keek enorm op tegen de administratieve last en de procedure waarbij alle betrokkenen op eieren moeten lopen. “Waarom zouden we die rituele dans doen? Eigenlijk weten we al lang welke leverancier we willen contracteren.”
We zien deze moeheid voor wat betreft openbare aanbestedingen maar al te vaak. Een Europese aanbesteding vereist nu eenmaal veel tijd, kennis en dus ook geld. Liever kiest men voor een meervouds onderhandse aanbesteding en een kortere contracttermijn.
Het gevolg van die keuzes is echter net zo onwenselijk. Veel van onze klanten zitten als wij voor het eerst komen namelijk vast aan hun leveranciers. Die leveranciers zijn immers binnengehaald in een ‘eenvoudig’ traject, met een beperkte scope en slechts basale afspraken. Ondertussen groeide de totale kosten voor die leverancier tot tonnen of zelfs miljoenen per jaar. Contracten worden echter stilzwijgend verlengd en bevatten geen afspraken over een eventuele exit strategie. En omdat de klant vast zit aan de leverancier heeft de laatste nauwelijks een prikkel om te innoveren. Veel van deze initiële ‘preferred suppliers’ blijken na één of twee jaar helemaal niet de beste keuze te zijn.
Aanbesteden is een lust!
Uiteindelijk hebben we met deze klant tóch een Europese aanbesteding uitgezet. De meeste tijd in een inkooptraject gaat immers zitten in het bepalen van de precieze wens van eindgebruikers. Dan maakt het maar weinig verschil of je Europees aanbesteedt of onderhands gunt.
Maar we halveerden de doorlooptijd ten opzichte van een gemiddeld aanbestedingstraject. Dit dankzij kant-en-klare documenten en het scheiden van hoofd- en bijzaak. Uiteindelijk gaf onze klant toe dat de administratieve lasten hem erg meevielen.
Belangrijker nog is het resultaat. Onze klant vond een passende leverancier. En nee, dit was niet die partij met wie zij vóór de aanbesteding de rituele dans wilde dansen!
