Weten welke contracten er zijn en wanneer ze aflopen is essentiële informatie voor een ICT-contractmanager. Begrijpen wat er is aangeboden, rapportages krijgen over wat er is geleverd en het geleverde in lijn houden met het aanbod. Dát is professioneel contractmanagement!

Overzicht, inzicht, ingericht.

HCDR ondersteunt organisaties bij dit proces. Dit gaat uiteraard verder dan het ondersteunen van de inkoopafdeling. Als het contract eenmaal is gesloten, is het immers aan de ‘gebruiker’ om de dienstverlening te monitoren en te beoordelen. Mogen wij uw contractmanagement verbeteren en de ICT-contractmanager adviseren? Dan doen we dat in drie fasen, ieder met een duidelijk resultaat:

  1. Overzicht. Eerst maken we op basis van kwantitatief onderzoek een overzicht van uw leveranciers en van de contracten die u met hen heeft. Op basis daarvan controleren we of uw dossier compleet is. Eventueel vragen we extra documentatie op bij de leverancier. Op deze manier heeft u voor uzelf, de ICT-contractmanager en de externe auditor een overzicht van alle lopende verplichtingen.
  2. Inzicht. Dan doen we op basis van kwalitatief onderzoek een inhoudelijke beoordeling van de contracten. Welke dienstverlening is toegezegd, en welke prikkels hebben de betrokkenen om de dienstverlening te optimaliseren? Hoe wordt de kwaliteit van het geleverde objectief beoordeeld? Welke rapportages mag u verwachten, en wat zijn de afspraken over bijvoorbeeld betalingsvoorwaarden? Zitten er nog addertjes onder het gras van de kleine lettertjes? In deze fase werken we vooral samen met diegene die inkoopt. Deze krijgt een volledig overzicht van onze verbetersuggesties ten aanzien van de contracten.
  3. Ingericht. Los van de papieren contracten is er de praktijk. Krijgt u inderdaad die beloofde maandrapportages? En blijkt daaruit dan dat het geleverde van voldoende kwaliteit is? Ook die kwalitatieve analyse kunnen we uitvoeren. Anders dan in de vorige fase spreken we vooral met afnemers en eindgebruikers.

Een overzichtelijke rapportage

De bevindingen krijgt u weer gerapporteerd, waarbij we een duidelijk onderscheid maken tussen feiten (‘Er zijn geen maandrapportages ontvangen.’) en meningen (‘We krijgen te weinig inzicht.’). Dit onderscheid vereenvoudigt discussies over de ‘waarheid’ van het geconstateerde aanzienlijk. Met deze rapportage kunt u of de ICT-contractmanager uw leveranciers vragen of dwingen om meer waarde toe te voegen. Ook bij dit leveranciersmanagement kunnen we u ondersteunen – of het zelfs volledig uit handen nemen.

The devil is in the detail

In één case nam de klant een clouddienst af bij een leverancier. Maandelijks zou de leverancier een overzicht van eventuele incidenten sturen. Plus rapporteren over de duur van de verstoring. Op hoofdlijnen zag het er prima uit. Uit de kleine letters bleek echter dat de maandrapportage alleen de incidenten bevat die door deze klant zelf worden opgemerkt en gemeld. Over andere verstoringen werd niet gerapporteerd. De klant kreeg dan ook geen inzicht in de feitelijke beschikbaarheid van de clouddienst. Natuurlijk trokken we dit recht. Nu weet onze klant precies wat ze krijgt én kan ze er op sturen.

Alles uit uw contracten halen?

HCDR zorgt voor overzicht, inzicht en een gezonde inrichting.

BEL VANDAAG NOG

Resultaten

Inzicht en grip

Wat levert het op om ons in te zetten op het gebied van contractmanagement, dat is een vraag die we regelmatig krijgen. Hier leggen we het uit in een actueel praktijkvoorbeeld.

  • Hogere efficiency wat kan zorgen voor minder kosten
  • Eenvoudig inzicht en overzicht
  • Meer grip op contracten en leveranciers
  • Betere voorwaarden
  • Betere en duidelijke service afspraken
  • Makkelijker toekomstgericht werken
  • Groei door gebruik te maken van leveranciers die partners worden

Van leveranciers naar partners

Zonder overzicht geen inzicht. Zo kwam het dat onze klant in de private sector maar beperkt profiteerde van haar leveranciers. Dat ondanks een spend van meer dan € 100 miljoen. Wij gaven deze klant weer inzicht in de budgetten per afdeling, de afgesloten contracten en de daadwerkelijke prestaties van de contractpartijen. Waar nodig werden nieuwe afspraken gemaakt. Zo kon onze klant haar aanbieders confronteren en hen verplichten om weer waarde te gaan toevoegen.

  • Realistische budgetten, waarbij werkkapitaal weer vrij komt voor investeringen;
  • Scherpte op overeenkomsten en voorwaarden – zowel commercieel als inhoudelijk;
  • Een kostenbesparing van 15% (op een spend van € 100 miljoen).